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組織信息要注意三個要點(diǎn)：適量，準(zhǔn)確，邏輯。適量，一次不能說得太多，信息過量，對方記不住。我們經(jīng)常見到在溝通中一方說個沒完的情形，而另一方越聽越糊涂。準(zhǔn)確，就是盡量避免使用“也許、可能、大概、差不多、三五天”這樣模糊性的語言。說，就要說準(zhǔn)，不要讓對方猜測，以免造成不必要的誤解。準(zhǔn)確表達(dá)，就會給人留下果斷、干練、靠譜的印象。邏輯，常人的理解就是順序，順序有三種：時間順序、空間順序、程度順序。有序展開，對方更容易接受。

此外，信息組織，盡量保持客觀性。太主觀的判斷，可信度就會下降。

發(fā)問的要點(diǎn)：多問開放式問題，少問封閉式問題；多問簡單問題，少問復(fù)雜問題。封閉式問題只能用“是或不是”、“行或不行”、“對或錯”來回答。通常，封閉式問題是用來結(jié)束談話或下結(jié)論的，而開放式問題是讓對方敞開談?wù)勛约旱南敕ɑ蚪ㄗh，這種發(fā)問方式會了解到很多信息。為什么要多問簡單問題呢？因為復(fù)雜問題需要深入思考，有時候，很難馬上作出回應(yīng)。另外，不要問敏感問題，對方很可能拒絕你，容易冷場。

發(fā)問的關(guān)鍵在于引導(dǎo)對方和問結(jié)構(gòu)化問題。結(jié)構(gòu)化問題，是經(jīng)過事先設(shè)計的，往往由易到難、由淺入深，循序漸進(jìn)，這種方式能讓發(fā)問方掌控溝通的節(jié)奏。

傾聽的要點(diǎn)：不打斷，不判斷，聽完整，再回應(yīng)。在溝通中，聽的一方總是習(xí)慣地打斷說話的人。其實(shí)，他們還沒有聽明白對方的意思，就急于表達(dá)自己的看法。尤其是下級匯報工作的時候，上級總是打斷下級，過早地下判斷。每個人都應(yīng)該養(yǎng)成一個好習(xí)慣：聽完整、再回應(yīng)。聽是為“懂對方”，而不是辯論賽中那樣“駁對方”。

傾聽的關(guān)鍵在于：換位。換位之所以困難，是因為，很多時候，站在各自的立場都是對的。但無論如何，能站在對方的角度想一想，很多沖突就能避免。

反饋的要點(diǎn)：多主動，少被動；多直接，少間接。溝通的意義在于對方的回應(yīng)。要想有效溝通，就必須主動反映自己的想法和建議，不要被對方問到才倉促應(yīng)對。尤其在上下級溝通的情境中，下級更要主動匯報。在反饋中，盡量直截了當(dāng)?shù)乇磉_(dá)自己的想法，不要講故事，兜圈子，顧左右而言他。

反饋的關(guān)鍵在于：及時。反饋要特別注意時效性，對方越關(guān)注，就要越及時。尤其在贊美、激勵他人時，更要及時。

要想有效溝通，除了嫻熟地運(yùn)用上述四種溝通技巧之外，還要注意控制自己的情緒，永遠(yuǎn)牢記：先處理心情，再處理事情。